Hoy tenemos acceso a una oferta académica casi ilimitada en títulos, enfoques y formatos, adicional tenemos canales de comunicación más saturados que nunca, las campañas genéricas y masivas no solo pierden efectividad: representan un costo de oportunidad para las instituciones que buscan crecer de forma sostenida.
Muchos centros aún operan bajo la lógica de que “más alcance” se traduce en “más matrículas”. Sin embargo, el verdadero diferencial no está en llegar a más personas, sino en llegar con precisión a quienes realmente pueden convertirse en estudiantes.
Ahora bien, lograr ese nivel de enfoque no es inmediato ni simple. Es el resultado de un proceso que implica entender profundamente al mercado, desarrollar perfiles claros, contar con la tecnología adecuada y fortalecer las capacidades internas para ejecutar con precisión.
¿Qué es lo que nos está limitando en el marketing que hacemos en universidades e instituciones educativas?
Aunque las herramientas han evolucionado, muchas instituciones siguen enfrentando barreras estructurales. Identificar estos puntos críticos es el primer paso hacia una mejora real:
1. Campañas sin foco: mensajes genéricos que no generan conexión
Frases como “elige tu camino” o “construye tu futuro” lo decimos todos. Cada perfil tiene unas motivaciones y canales distintos para ser alcanzandos.
Sabemos que las campañas que aplican segmentación adecuada aumentan la tasa de respuesta y reducen el costo de adquisición.
2. Datos sin estrategia: CRMs llenos, pero mal organizados
Nos ha pasado, encontrar bases de datos voluminosas, pero poco útiles. Leads sin clasificar, incompletos, sin un estado claro en el embudo, esto generan fricción en los equipos de admisiones y dificultan la implementación de automatización de procesos.
El uso de segmentación efectiva en marketing permite aumentar las tasas de respuesta y reducir costos en adquisición. Según Qualtrics, personalizar encuestas puede incrementar la respuesta hasta un 48 %.
3. Programas sin conexión con su público real
Es algo muy común, lo hemos encontrado en instituciones con una amplia oferta formativa, al tener tantos programas optan por acciones generales que llegan a todos y a nadie.
Cada programa académico tiene un público objetivo con expetativas y lenguaje propio y cuando no se define con claridad, empiezan los problemas.
El proceso de evolución estratégica
Todos queremos ver resultaados mañana, la realidad es que pasar de campañas masivas a estrategias focalizadas requiere más que voluntad. Implica avanzar en cuatro dimensiones clave:
- Conocimiento del mercado: comprender los distintos perfiles de estudiantes y sus motivaciones reales.
- Definición de perfiles estratégicos: construir audiencias por programa, canal y etapa del journey.
- Tecnología integrada: CRMs conectados con automatización y analítica en tiempo real.
- Capacidades internas: equipos de marketing y admisiones alineados con el enfoque de segmentación.
Este proceso no ocurre de un día para otro. Requiere liderazgo, visión y una ejecución progresiva con metas claras. La falta de foco no solo reduce la conversión, también afecta el uso de recursos y la calidad de la experiencia del estudiante:
- Leads mal calificados generan trabajo improductivo (impactan negativamente al equipo y el proceso comercial)
- Contenidos genéricos disminuyen la tasa de apertura (¿estamos midiendo las aperturas?)
- Datos caóticos impiden optimizar inversiones.
Seguro que todo lo que estamos diciendo te suena familiar, bueno pues hay otras instituciones que ya superaron esta faso de evolución, pero:
¿Qué hacen diferente las instituciones que logran crecer?
Las instituciones que logran establecer un procesos fluido a partir de objetivos y alcanzan los resultados de forma consistente comparten prácticas clave:
- Evaluan los resultados obtenidos previamente con todos los datos recogidos.
- Definen y ajustas los perfiles por programa.
- Estructura y planifican contenidos diferenciados según la audiencia.
- Automatizan el marketing basada en datos reales.
- Miden constantemente el rendimiento por canal y segmento.
- Hacen pruebas constantes para mejorar la conversión
Algunas instituciones nacen con estos modelos desde el día 0, otras apenas están reconocimiento la necesidad de hacer un cambio. Te dejamos un:
Checklist para reconocer el estado de la estrategia actual
Esta guía permite evaluar el nivel de madurez actual del marketing institucional:
- ¿Están definidos los perfiles específicos para cada programa académico?
- ¿Se diseña y desarrollan las campañas según el programa, el área, la facultad y el público?
- ¿Se segmentan los leads desde el primer contacto?
- ¿Hay flujos automatizados según la etapa del funnel y nivel de interés?
- ¿Se mide el costo de captación y la conversión por canal?
- ¿Se evalúa el impacto de las acciones de forma individual y en conjunto?
Desde CISD, trabajamos junto a las instituciones educativas diseñando e implementando procesos de cambio y mejora: desde establecer los procesos de planificación hasta la definición de perfiles, campañas y automatización, siempre con foco en resultados sostenibles y crecimiento con propósito.
